外发文件审计 | 企业如何管控员工外发的文件?八个企业文件外发管控的方法

1、企业如何管控员工外发的文件?八个企业文件外发管控的方法

企业如何管控员工外发的文件是一个涉及多方面策略和技术手段的问题。

以下是八种实用的文件外发管控方法，特别提及洞察眼MIT系统作为其中一种有效工具：

1. 明确文件分类与等级

方法：根据文件的重要性和敏感性，将文件分为不同的等级，如机密、秘密、内部使用等。对不同等级的文件采取不同的管控措施，确保敏感信息得到特别保护。

效果：通过分类管理，企业能够更有针对性地控制文件外发，降低信息泄露的风险。

2. 制定外发规定

方法：明确员工在何种情况下可以外发文件，如何外发文件，以及外发文件后需要承担的责任。这些规定应详细、具体，并广泛宣传，确保每位员工都了解并遵守。

效果：规范员工行为，减少随意外发文件的情况，增强员工对文件外发的责任感。

3. 使用文件加密技术

方法：对重要或敏感的文件进行加密处理，确保文件在传输过程中不被非法获取。即使文件被截获，也无法被未经授权的人员解密。

效果：增强文件的安全性，防止文件在传输过程中被泄露。

4. 部署洞察眼MIT系统

功能：洞察眼MIT系统是一款专为企业数据安全设计的监控与追踪系统，能够实现对文件外发的严格控制与追踪。

①文件加密与解密：对重要文件进行加密处理，确保文件在传输过程中不被非法获取。

②文件外发审批：设置文件外发审批流程，任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序。

③文件访问追踪：实时追踪文件的访问情况，包括访问时间、访问地点、访问人员等详细信息。

④异常行为告警：实时监测用户的行为模式，一旦发现异常行为，如频繁下载文件、大量复制文件等，系统将立即发出告警。

效果：通过全方位的监控和追踪，确保文件外发的安全性和合规性，降低泄密风险。

5. 控制文件访问权限

方法：使用基于角色的访问控制（RBAC），确保员工只能接触到与其工作职责相关的文件。通过权限设置，限制员工对文件的访问权限，防止未经授权的员工擅自外发文件。

效果：精细化管理文件访问权限，确保敏感信息只能被授权人员访问。

6. 设立多级审批流程

方法：对于涉及敏感信息的文件外发，设立严格的审批流程。文件在外发前需要经过直接上级或信息安全团队的审查和批准。

效果：通过多级审批，确保文件外发的合规性和安全性，减少因个人失误或故意行为导致的泄密事件。

7. 监控与审计

方法：建立文件审计系统，记录员工对文件的操作行为，如打开、修改、删除、外发等。利用技术手段实时监控员工的文件操作行为，一旦发现异常外发行为或尝试外发敏感文件，系统会立即发出告警通知并记录相关操作日志。

效果：为文件管控提供全面的数据支持，便于对异常行为进行追溯和调查。

8. 加强员工教育与培训

方法：定期开展信息安全培训，提高员工对信息安全的认识和重视程度。通过案例分享等方式，让员工了解文件外发不当可能带来的风险和后果。同时，要求员工签订保密协议，明确员工在文件外发方面的责任和义务。

效果：增强员工的保密意识和风险意识，自觉遵守企业数据保护规定，减少因人为因素导致的泄密事件。

2、如何限制企业内部文件外发?四种文件禁止外发的方法

如何限制企业内部文件外发（文件外发管控怎么做）是一个涉及多方面策略和技术手段的问题。

一、明确文件外发政策与规范

首先，企业需要制定明确的文件外发政策和规范，明确哪些文件可以外发、哪些文件需要审批、审批流程如何等。这些政策和规范应当得到全体员工的认同和遵守，以确保文件外发管控的有效性。

二、部署洞察眼MIT系统

洞察眼MIT系统作为一款专业的电脑监控与数据安全管理软件，可以在文件外发管控中发挥重要作用。通过部署该系统，企业可以实现以下功能：

1.实时监控与审计：

洞察眼MIT系统能够实时监控员工的电脑活动，包括文件操作、网络传输等。一旦发现文件外发行为，系统可以立即记录并生成审计日志，为后续追溯提供有力证据。

2.权限控制与访问限制：

系统支持对员工的文件访问权限进行精细化管理，根据员工的职责和岗位需求设置不同的文件访问、编辑、复制、外发等权限。只有获得授权的员工才能执行相应的文件操作。

3.外发审批流程：

企业可以在洞察眼MIT系统中设置文件外发的审批流程，要求员工在外发文件前提交审批申请。系统可以自动将审批请求发送给指定的审批人，并跟踪审批进度。审批通过后，文件才能被外发。

4.加密保护：

对敏感文件进行加密处理是防止文件外泄的有效手段。洞察眼MIT系统支持对文件进行加密，确保即使文件被非法外发，也无法被未授权的人员打开或查看。

5.通讯软件管控：

禁止或限制员工使用即时通讯软件（如QQ、微信等）外发文件。洞察眼MIT系统可以监控和管理这些通讯软件的使用情况，防止敏感信息通过非安全渠道泄露。

6.外发追踪与日志记录：

系统能够自动记录每一份外发文件的操作日志，包括外发时间、文件接收者、外发路径等。这些日志信息有助于企业后续追踪和审查文件外发情况。

三、加强员工教育与培训

除了技术手段外，加强员工的数据安全意识和教育也是防止文件外泄的重要一环。企业应定期开展数据保护相关培训，教育员工如何正确处理和传输敏感文件，以及遵守公司的文件外发政策和规范。

四、综合应用其他技术手段

除了洞察眼MIT系统外，企业还可以综合应用其他技术手段来限制文件外发。例如：

1.数据丢失防护（DLP）系统：能够实时监控数据流动并自动阻止敏感数据的非法外发。

2.网络隔离与访问控制：通过设置网络隔离和访问控制策略来限制内部网络对外部网络的访问权限，防止敏感信息通过非法途径泄露。

3.加密存储与传输：对敏感文件进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。

3、企业怎样管控员工外发文件?五个企业文件外发管控的方法详解

在信息化高速发展的今天，企业文件的外发已成为日常工作中不可或缺的一部分。然而，文件外发带来的不仅是便利，还有潜在的数据泄露风险。为了确保企业敏感信息的安全，有效的文件外发控制显得尤为重要。

一、文件外发控制的重要性

文件外发，尤其是包含敏感信息的文件，一旦失控，将可能给企业带来不可估量的损失。因此，建立一套完善的文件外发控制体系，不仅是对企业信息安全的负责，也是对客户和合作伙伴的尊重。通过有效的控制手段，企业可以确保文件在传输过程中的安全性，防止敏感信息泄露，维护企业的商业利益和声誉。

二、公司文件外发管控的方法

1. 制定明确的文件外发政策

企业应首先制定一套明确的文件外发政策，明确哪些文件可以外发、哪些文件不能外发、外发的流程和审批权限等。这些政策应详细、具体，并广泛宣传，确保每位员工都了解并遵守。

2. 采用先进的加密技术

加密技术是保护文件安全的重要手段之一。企业可以采用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。只有持有正确密钥的人员才能解密和访问文件内容，从而有效防止非法获取和泄露。

3. 设立文件外发审批流程

企业应设立严格的文件外发审批流程，任何文件在离开企业网络前都需要经过审批。审批流程应包括文件的名称、接收人、外发原因、审批人等信息，确保外发文件的合规性和必要性。通过审批流程，企业可以及时发现并阻止潜在的泄密风险。

4. 实时监控与审计

企业应建立实时监控和审计机制，记录文件外发的全过程。这包括文件的名称、接收人、外发时间、外发方式等信息。通过审计记录，企业可以追踪文件的流向，及时发现并处理潜在的安全风险。同时，这些记录也可以作为事后追溯和责任追究的依据。

5. 引入洞察眼MIT系统

洞察眼MIT系统是一款专为企业数据安全设计的监控与追踪系统，它通过对企业文件的全生命周期管理，实现了对文件外发的严格控制与追踪。该系统具备以下特点：

文件加密与解密：采用先进的加密技术，对重要文件进行加密处理，确保文件在传输过程中不被非法获取。同时，只有经过授权的用户才能对文件进行解密和访问。

文件外发审批：支持设置文件外发审批流程，任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序。这一流程不仅符合企业的安全策略和规定，还能有效降低泄密风险。

文件访问追踪：实时追踪文件的访问情况，包括访问时间、访问地点、访问人员等详细信息。一旦发生泄密事件，企业可以迅速定位问题源头，及时采取措施。

异常行为告警：实时监测用户的行为模式，一旦发现异常行为（如频繁下载文件、大量复制文件等），将立即发出告警，提醒企业采取相应的安全措施。

4、使用外发文件审计防止外发图纸文件泄露?

互联网公司，许多公司合作之间都有大量的文件进行交换，有时候需要把文件提供给客户产品设计图纸、设计方案、工程造价方案等。尤其是设计广告公司，比如平面设计图、家居方案图、CAD图等等，是设计人员日日夜夜凝聚的心血。但是由于图纸文件的特殊性，图纸内容易泄露，所以企事业单位必须采取有效的措施来保护外发图纸的安全性。文件加密软件的使用，可以有效防止公司文件泄露。那么，外发文件审计软件如何防止外发图纸文件泄露?

公司文件加密保护会面临的问题有哪些呢?比如psd源文件、CAD图纸等，发送给客户后，客户会随意盗用;顾客私自改动、复印应用外发图纸文件，并回绝事后的协作支付;对外开放发图纸文件內容根据截屏、复制、照相等不正规方式，获得工程图纸內容信息内容;没法对外开放发售为开展监管和财务审计，若产生工程图纸泄露恶性事件不可以追本溯源，见好就收;欠缺合理的审核审批全过程，没法避免根据电子邮件、QQ、手机微信及其U盘复制随便开展文档互换的状况;因设计流程较长，研发人员的出模工程图纸非常容易在工作内容中遭受泄漏。

应用洞察之眼文件加密软件我们可以保证区分部门设置、文档加密方式、访问限制设定、线下企业办公数据加密和日志审计等作用，下边大家就来详尽的看看外发文件审计的实际作用

共享文档管理方法系统软件依据文本文档运转的范畴，对文本文档开展多单位的分类管理，保证 文本文档在特定范畴内应用，严禁删掉拷贝共享文档。例如市场销售单位的职工只有查看市场销售单位的材料，别的单位的工作人员没法查看。

管理人员可对共享文件夹的不一样客户设定不一样的应用管理权限，自主启用设定：可读管理权限、可编写管理权限、可复印管理权限、破译管理权限、受权管理权限、良好控制管理权限等。便捷公司信息精粹优化管理方法。  

每一个公司都多多少少的存有一些保密信息并很多以文档方法共享资源储存在网络服务器上，在职工带上电脑上商业秘密文档离去办公场所公出，这种商业秘密文档被数据加密了，可根据网上申请、导进线下对策、等方法来完成终端设备线下工作中。

共享文档管理方法系统软件出示完善的日志插件，可纪录文档系统日志、管理方法系统日志、复印系统日志、受权系统日志等详尽系统日志，并出示系统日志查看、导进、导出来作用，保证 文档实际操作的追朔性。

文档加密和外发文件审计是企业维护文档安全性重要举措。公司的秘密文件，职工不善应用，将绝密文件泄漏出来是很严重的事。避免公司文件泄漏，必须应用洞察之眼文档加密软件来保护公司文件的安全。

5、外发文件审计能够防止图纸文件外泄吗?

随着企业时代的高速发展，企业与合作伙伴之间需要交换大量的文件和数据，如向甲方提供产品设计图纸、营销计划、工程设计图纸等，很容易造成文件外泄，使用洞察之眼软件的外发文件审计功能就可以很好的防止企业内部的图纸外泄，下面一起来看看吧。

特别是从事设计行业的公司，如平面设计稿、家居平面图、CAD图纸等。是设计师们一天到晚的心血。但是，由于图纸文件的特殊性，很容易泄露到图纸内部，所以对于企事业单位来说必须采取有效措施，保护外出图纸的安全。

那么在发出图纸和文件时会遇到什么问题呢?如果发给客户，客户任意盗用问题;客户自行修改、打印图纸，拒绝后续合作付款;通过对企业发出图纸文件的内容进行截图、拍照等非正式手段获取图纸内容信息;不能发放用于控制和审核。如果一个图纸泄漏事件不能追溯到源头，及时止损，可能会给企业带来一定的损失;无有效的审批流程，不可能消除通过邮件、QQ、微信和u盘等行为复制随意交换文件的现象;可能会因为设计周期长的原因，造成在开发的过程中图纸就会泄露的风险。

使用洞察之眼防泄密软件的外发文件审计功能，就可以很好的解决这个问题。对发送出去的文档和图片信息设置不同的身份识别确认;对外发的图片及文件进行打开次数、打开时间、打印权限、截屏权限、禁止拷贝等权限的设置;向传出的图形文件添加企业的屏幕水印;对于部门与部门之间做到文件隔离设置不同的管理权限;审核并记录外出图纸文件的操作行为。

面对以上的种种问题，就能够有效的保护外发图纸文件的安全，同时保护公司文件的安全也成了管理员的主要工作任务，针对于企业当初担心的如何安全高效的保护外发图纸文件的安全问题也就得到了良好的解决。其实，对于外发文件安全性的管理来说，洞察之眼早已有了成熟及稳定的信息安全解决方案了。

洞察之眼的外发文件审计适用于多种企业形式类型的加密方式，其中包括企业内部员工对于文件的传递、外发和员工在非公司环境办公等环境，可以安全的对企业中的电子文件以及设计图纸的知识产权。使用外发文件审计功能能够保证办公内外环境下，能够有效防止图纸文件被非法篡改、拷贝或盗用，可以代替企业的管理者更好更高效的保证图纸文件的安全。