文件外发 | 如何管控企业文件外发呢

1、如何管控企业文件外发呢

在数字化发展的时代，数据安全问题重于泰山，尤其是现在企业的发展和运营与互联网息息相关，越来越多的电子文档替代纸质文档的形式存储、发送，电子文档的交流体现在企业各个应用环节，但由于电子文件其特殊性，传输渠道繁多，如果这些核心资产在对外业务往来中出现文件外发泄露的问题，无疑给企业造成巨大的损失。  

所以建立完善且全面的数据安全防护体系就显得至关重要!

我们详细分析下各类型的泄密途径

1.员工可随意导出业务系统中的资料数据，导致客户信息泄露或被非法贩卖。

2.业务系统使用者，可以通过截图、邮箱外发等方式将数据带走。

3.发给第三方单位的最终效果图没有任何限制，容易遭到对方盗用设计效果图。

4.外出或在家办公时，脱离企业内网环境下的文档安全无法管控。  

洞察之眼加密软件充分考虑外发文档的易扩散特性，提供专业可靠的数据安全解决方案。

1. 文件加密

智能识别敏感内容文件，自动审核和过滤，当员工编辑的文件中包含敏感信息时才进行加密。智能化判断，提高办公效率。同时，通过设置外发文档的身份认证、访问权限来防止外发文件的窃取和滥用。

2. 行为操作记录

完整记录用户行为，包括文件操作记录、程序使用日志、USB外发日志和上传下载日志，支持日志检索和审计追溯。当出现泄密事件时，可通过审批日志以及屏幕追踪，定位事件责任人。

3. 规范化管理

当加密文件外发给第三方人员时，需要通过管理端进行审批，才能将加密文件进行解密外发。系统支持自定义审批流程，进行申请离线、申请解密、申请打印外发、申请直接外发等。审批方式多样化，审批员可以在客户端、WEB端以及手机端进行审批，也可以通过验证码进行审批，大大提高了办公效率。

4.内网安全

通过管理人员给予其有限的离线授权，允许外出继续使用加密文档，文档仍能保持加密状态，不影响正常办公。同时，终端电脑生成的文件都将自动加密，记录用户离线期间的操作行为。

2、如何防止企业文件外发行为呢?

当前，随着网络的发展，使得文件之间的传输速度也越来越快。一方面，它促进了公司共享资源的传输，另一方面，也增加了企业文件或商业机密被泄露的风险。例如，企业内部的员工可以通过一些工具将公司的商业秘密和关键信息转移到他们自己的FTP空间，或者将它们上传到论坛，甚至直接将其发送给竞争对手等等，这使得公司面临巨大的风险。那么企业该如何防止文件外发和信息泄漏呢?  

针对这种情况，洞察之眼电脑监控系统开发了监控软件防泄漏版本，增加了文件传输的限制功能，还对重要文件具有防泄漏保护功能，可以很好地防止局域网禁止未经许可访问共享数据或传输文件。具体能够实现的功能如下：

1.禁止QQ和微信文件传输： QQ和微信是当前流行的聊天工具。同时，由于QQ和微信具有非常方便快捷的文件传输优势，因此通过QQ和微信传输文件是一种重要的文件传输方式。对于传输聊天工具文件的行为，我们可以禁止登录和使用QQ和微信等聊天工具来传输这些聊天工具的文件。

2.文档安全问题： 通过洞察之眼的文件安全功能，可以保护重要文件被修改，适用于各种设计图纸，办公文件，源代码等等。在员工的电脑正常启动之后对于电脑上的文件进行自动加密/修改/保存的及时保存，从而有效防止员工恶意删除文件的行为，有效保护重要数据和文件的安全性，并加强网络安全管理。

3.U盘管理： 我们可以根据本地审计功能来辅助U盘管理，具体的操作步骤就是在策略内容中开启文件操作审计、开启USB存储使用审计和开启USB文件操作审计等等，通过开启策略内容中的相关功能来保障电脑数据的安全性，企业可根据自身情况酌情进行设置。  

4.文件操作审计： 比如说在上班期间我们不清楚员工操作了哪些文件，或者说在操作的文件中，是否有利于公司文件的安全，我们可以在本地审计中开启文件操作审计，来查看电脑文档的安全问题。

5.流量管理： 文件泄露的主要途径就是网络，我们可以对公司的网络进行设置，比如我们先禁用掉所有的网络访问，然后根据公司或者部门之间使用网络的范围，开启工作内必须要使用的网络地址，通过这种方法不仅能够降低文件泄露的风险性，还能自一定程度上提高员工的工作效率。

总之，可以实现禁止文件外发或保护文件不被泄漏，但是公司还应加强安全意识，通过保密协议规范员工的行为，并提高安全意识。

3、公司如何禁止文件外发泄密?什么软件能保护电脑信息的安全?

当前，随着网络技术的发展，互联网的接入速度越来越快，通过互联网的文件传输速度也越来越流畅。一方面，它促进了公司共享资源的传输，另一方面，也使公司面临文件或商业机密被泄露或被盗的风险。例如，一些员工可以通过一些流行的FTP工具将公司的商业秘密和关键信息转移到他们自己的FTP空间，或者将它们上传到论坛，甚至直接将其发送给竞争对手等等，这使得公司面临巨大的风险。公司如何防止文件外发和泄漏呢?  

针对这种情况，洞察之眼电脑监控系统开发了监控软件防泄漏版本，增加了文件传输的限制功能，还对重要文件具有防泄漏保护功能，可以很好地防止局域网禁止未经许可访问共享数据或传输文件。具体实现如下：

1.禁止QQ和微信文件传输。 QQ和微信是当前流行的聊天工具。同时，由于QQ和微信具有非常方便快捷的文件传输优势，因此通过QQ和微信传输文件是一种重要的文件传输方式。对于传输聊天工具文件的行为，我们可以禁止登录和使用QQ和微信等聊天工具来传输这些聊天工具的文件。

因此，洞察之眼电脑监控系统的防泄漏版本不仅允许局域网计算机使用QQ和微信聊天工具，而且还禁止通过QQ和微信传输文件，以实现更准确的网络管理;同时，如果管理员禁止局域网电脑通过各种聊天工具进行聊天，则这些聊天工具可以通过洞察之眼软件来阻止，从而从根本上限制了通过聊天工具传输文件的行为。  

2.防止文件泄漏。通过洞察之眼的文件防泄密功能，通过在洞察之眼的“极限设置”中打开“文件防泄漏保护”，可以保护重要文件不泄漏，适用于各种设计图纸，办公文件，源代码等等。员工的计算机文档正常打开，自动加密/修改/保存，文件被非法分发和泄漏，打开时代码混乱。从而有效防止窃取局域网共享资源或商业机密的行为，有效保护重要数据和文件的安全性，并加强网络安全管理。

总之，可以实现禁止文件外发或保护文件不被泄漏，但是公司还应加强安全意识，通过保密协议规范员工的行为，并提高安全意识。