电子文档管理系统

摘要：

本文将介绍电子文档管理系统，探讨这一系统的背景信息和有关信息，为读者带来关于该系统的了解和兴趣。

一、系统安全性

电子文档管理系统在安全性方面是必须考虑的，因为它将存储极其敏感的信息。 经常有未授权的人员企图访问机密资料，因此为了保护这些信息，必须使用可靠的安全方案来管理电子文档。 在系统安全性方面，电子文档管理系统通常考虑以下措施：

首先，系统需要一个严格的访问控制规则和定期的审计程序。这将确保仅授权的人员可以查看或编辑文件。 其次，密码控制是必要的。对于未经授权的个人来说，使用完美安全性的密码几乎是不可能的，但复杂、严格的密码规则。 当密码被更改时，系统应该自动通知用户。

此外，备份计划和存档策略应该被考虑进来，以便在发生问题时能够恢复文件。 几乎所有现代的文件管理系统都是网络化的，因此加密通信、使用其他数据传输方式和其他安全性方式也要被考虑。

二、文件查询

文件查询一直是文件管理系统的重要组成部分。电子文档管理系统的查询功能应该以哪些因素为基础？文件名称、创建日期、最后修改日期和文件标识符都应被加入到查询功能中。此外，关键字搜索也是必要的。在处理大量文件时，新员工很难通过文件命名系统找到他们需要的信息，这时候关键字搜索能够起到很大的作用。

对于一些特定的电子文件管理业务，需要实现特殊需求的特殊搜索功能。企业文件管理系统应该支持专业搜索，例如一份新的产品简介和管理和执行档案所需的连接到收据，报告，工作计划和其他数据的分类路径，以及在文档库中使用分类目录来实现快速搜索。

三、文件归档和保留策略

电子文档管理系统应该有足以适应具体企业的特定的文件归档和保留策略。对于不同文件类别有不同的保留期限。政府机构和律师行业将采用不同的保持策略。此外，电子文档管理系统应支持快速的文件归档过程，将文件存储在预定义的存档区域中。通过这个过程可以保存所有文件的完整性及其独立不变的证据，以满足存储文件的要求。

四、文件工作流程管理

文件工作流程管理是一项将文件管理工作流程自动化的服务。无论是文件审批、文件合并、文件修订还是文件审查都应该受到支持。文件处理的成功需要所有参与者之间的协作。在文件管理系统中，进程可以自动触发或手动处理。当处理文件时，必须建立通知和提醒用户的接口。

管理工作流程的另一个方面是文档的版本控制。文档版本控制是必要的，因为维护旧行业标准且具有完整性的最新版本很重要。 系统应该在更改文档时将其清晰标注，以允许用户清晰了解每个版本更新的差异。如果可能，请同时添加建议和更改历史记录。

五、总结

本文讨论了电子文档管理系统的四个要点：系统安全性、文件查询、文件归档和保留策略、文件工作流程管理。合理的电子文档管理系统可使用户无需查找参考所需信息而可以轻松获取到有用信息，从而提高工作效率。同时，也减少了文档的安全风险和文件丢失的可能性。

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