【洞察眼MIT答疑】如何保护外发文件

问：

员工擅自将企业重要文件外发出去怎么办？

文件被随意篡改怎么办？

文件丢失了找不回来怎么办？

答：

可以使用文件加密软件。随着企事业单位的快速发展，文档以电子文档方式为企事业单位承载着越来越多重要的信息。而由于电子文档的容易散播性，导致企事业单位在外发给客户或合作伙伴的重要资料，都可能被以明文的形式进行非法篡改、无序传播等，这使得企事业单位所做的大量工作付之一炬，严重危害了自身的利益。因此，企事业单位即要保护自身的利益，同时又想将必要的数据与外界交流。

洞察眼MIT外发文件安全管理不仅包括文件加密软件功能同时防止文件泄密被窃取和滥用。洞察眼MIT外发文件管理软件支持用户针对外发文件的重要性不同授予不同的认证方式和访问权限。外发文件安全策略设置成功后，外发文档可通过各种方式外发。外网用户无需安装客户端，即可在授权范围内访问该文档同时确保外发文件加密成功。

（一）外发人员身份认证

外发人员在已安装外发管理系统的电脑上，插入已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可制作外发文件。

（二）外发文件身份认证控制

外发文件加密可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同的认证方式；外发文档的访问认证方式：口令、机器码、PC绑定、联网证书等方式。

（三）外发文件阅读权限控制

外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同操作权限，确保文件外发安全。

（四）外发文档可控制多种权限

包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、防止内容拖拽、拷屏和设置自动销毁等权限。